Een goede mailing schrijven? Een ‘Piece of Cake’ met deze tips

Iedereen die mailings verstuurt en misschien ook wel hij of zij die dat juist niet doet, weet wat dé uitdaging ervan is. Toch? De prospect de envelop te laten openen, de boodschap te laten lezen en tot actie aan te zetten. Met andere woorden hoe je de response rate van de mailing zo hoog mogelijk maakt en dus het meeste uit je investering haalt?

Wat is nou het recept voor deze taart?

Grootste kans dat de lezer een hap zet in je mailing met het persoonlijk aanschrijven van de ontvanger. In sommige gevallen helpt het om de afzender te vermelden en direct een van de voordelen of de ‘give-away’ kernachtig op de envelop te presenteren. Maar hoe verwoord je dat dan? Zonder dat het meteen geweldig irriteert of te commercieel overkomt?

Tekst: de boter van een mailing

Tekst brengt de lezer in een sfeer. Tekst neemt de lezer bij de hand en roept hem of haar op om in actie te komen. Door een ‘sense of urgency’ te creëren of de ‘fear of missing out’ aan te wakkeren. Ook hoe je iets zegt bepaalt of de lezer direct afhaakt of besluit door te lezen. Welke woorden gebruik je? Je bent commercieel bezig, maar wilt niet als die platte verkoper overkomen. Hoe zoek je de verbinding? Het doel is toch een serieuze en langdurige relatie aan te gaan met deze potentiële nieuwe klant. Wat heb je te bieden, hoe formuleer je dat? Met een goede tekst smelt alles samen.

Waar tekst de boter is, en vormgeving de suiker, vormt meel het andere essentiële ingrediënt voor een lekkere taart. Welke stappen gaan vooraf aan het opstellen van een mailing, met andere woorden, wat moet je dus sowieso in huis hebben?

Stappenplan: het meel van de mailing

1. Doelgroep: De basis is dat je goed weet wie je doelgroep is. Uiteraard heb je de juiste hierbij aansluitende adressen (of koop je die in). En breng je de doelgroep tot in de finesses in kaart en beeld. Zo weet je precies tot wie je je richt.

2. Doelstelling en boodschap: Bepaal de doelstelling, de daarbij behorende boodschap en ‘tone of voice’ van de mailing.

3. ‘Call to action’: Bedenk een bij de doelstelling passende en meetbare ‘call to action’. Bijvoorbeeld in de vorm van een ‘give-away’. Welke actie wil je van je doelgroep?

4. ‘Break even’ punt: Weet wanneer de mailing kostenneutraal is. Zo maak je duidelijk dat de investering in tekstontwikkeling, vormgeving, aanschaf adressen, druk en portokosten zich terugverdient.

5. Tijdspad indelen: Planning opstellen, gunstige timing en meetmomenten bepalen, logistiek en opvolgacties inrichten.

Hoe bouw je de mailing dan op?

Bij een taart zorg je voor een goede stevige bodem. Wanneer je een mailing verstuurd bestaat dat fundament hiervoor uit het vaststellen van doelstelling en boodschap. De smakelijke vulling is de ‘call to action’ en de aantrekkelijke afwerking het nabellen van de ‘leads’. Zo weet je zeker dat de mailing onweerstaanbaar is, de envelop geopend en de ‘leads’ in the pocket zijn na het uitvoeren van de ‘call to action’.